如何檢查原始記錄

人員及簽名應記錄

所有參加實驗研究的人員每項實驗結束后，應由實驗人員及實驗負責人在原始記錄后簽名原始記錄中很多地方涉及到簽名，應正確認識簽名的嚴肅性，所有簽名必須由本人完成，不能代簽。

選擇檢測方法

CNAS要求實驗室應使用適合的方法和程序進行所有檢測。

實驗室面對的是產品，不同的產品執(zhí)行的標準不同，使用的檢測方法也不同。對于執(zhí)行標準明確的產品，直接選取標準中的檢測方法即可。實際工作中，我們會遇到大量的非標產品，尤其是委托檢驗時，需要與客戶溝通，采用滿足客戶需求并適用于所進行的檢測的方法。

當客戶未所用方法時，實驗室應從、區(qū)域或國家、行業(yè)標準中發(fā)布的，或由知名的技術組織或有關科學書籍和期刊公布的，或由設備制造商的方法中選擇合適的檢測方法。實驗室制定的或采用的檢測方法如能滿足預期用途并經過確認也可使用。

記錄的樣品信息

接收樣品后，不要急于檢測，要先檢查樣品狀態(tài)是否存在影響正常檢測的缺陷。對于一些封裝的樣品，無法直接觀察到缺陷的，打開封裝發(fā)現有缺陷時，也應立即終止檢驗，對樣品進行妥善處理并及時與客戶溝通。即便無缺陷，也應在原始記錄中對樣品狀態(tài)進行適當描述。

原始記錄的修改

原始記錄不得隨意刪除、修改或增減數據。如必須修改，應在修改處劃一斜線，不得完全圖黑，保證修改前的記錄能夠辨認，并應由修改人簽名，注明修改時間及原因。

標準溶液的可追溯性

常用的標準溶液有滴定液、標準pH緩沖液、標準比色液、標準鉛溶液、標準砷溶液等等。在使用到這些標準溶液時，要在原始記錄中記錄其配制、標定等過程，或是注明其來源，并應在另外的記錄本中記有配制、標定等記錄。

使用和領用登記

實驗過程中應做好儀器的使用登記，原始記錄應與使用登記相對應一些特殊試劑（毒、麻、精、放）的領用登記應與實驗原始記錄相對應對照品和對照藥材的領用記錄應與實驗原始記錄相對應。

試驗中的圖片和照片

實驗中的圖片、照片應粘貼在實驗原始記錄的相應位置上，底片或電子版應妥善保存。熱敏紙打印的實驗記錄，須保留復印件。拍照時應做好圖譜的標識、記錄，可以在拍照時在旁邊放一小紙條，把相應的名稱、簡要信息等一起拍下來。

原始記錄的書寫

原始記錄的書寫應字跡工整、用字規(guī)范所有的記錄均不得使用鉛筆、圓珠筆（顯微繪圖除外）常用的外文縮寫（包括實驗試劑的外文縮寫）應符合規(guī)定。首次出現的時候應用中文加以注釋。

實驗記錄中不要出現不確定量（如1-2滴，5-10uL）實驗記錄中應使用規(guī)范的專業(yè)術語，計量單位應注明并采用標準記錄單位，有效數字的取舍應符合實驗要求。有效數字的取舍：修約原則：四舍六入五留雙適當取舍有效數字：根據數值的大小來確定有效數字的位數，如液相色譜峰面積為幾萬，幾十萬時，取其整數位即可；表示測量精度時，標準偏差多只取兩位有效數字。

稱量的準確性

比如含量測定時，對照品稱量應符合稱量精度的要求稱量對照品時應使用十萬之一的天平，稱取量應不低于10mg。不要出現用萬分之一天平稱取，有的甚至只稱1、2mg，這樣稱量誤差會很大。

原始記錄的原始性

原始記錄應邊實驗邊記錄，不可事后補記或轉抄原始記錄中不但要記錄實驗結果理想并收入標準正文的內容，也要將實驗結果補理想，沒有收入標準正文的實驗過程記錄下來。

儀器圖譜的打印

儀器的圖譜也是原始記錄的一部分，比如，高效液相色譜是軟件通過電腦采集儀器給出的電信號，將其轉化為數字信號，經分析處理后打印出來的圖譜。隨著采集和處理軟件的功能越來越強大，每一次進樣，系統(tǒng)會記錄下很多信息，一般只選擇一些我們需要的信息打印出來，但必須反映的信息一個也不能少。實驗信息部分包括：采集時間、存盤路徑、打印時間、實驗方法名稱、操作者名稱、進樣體積等。

實驗結論

每個實驗項目開始前應首先記錄這個實驗的目的是什么。實驗結束后也應該對結果進行分析，并得出明確的結論。

質控數據

比如檢查項下如pH值測定、水分、相對密度、灰分等，質量控制規(guī)定應平行做兩份含量測定應平行做兩份，檢查重復樣品的測試是否滿足質控要求。

查看分包方數據

分包是指實驗室在某些情況下，委托其他的實驗室為其提供檢測數據的業(yè)務活動。實驗室應就分包方的工作對客戶負責，由客戶或法定管理機構的分包方除外。對由分包方完成的檢測，應在原始記錄中予以說明，并將分包方提供的數據與原始記錄一同存檔，并在出具檢驗報告中證明